Controle de frota: como o planejamento apoia a gestão dos veículos

controle de frota

Um novo ano já está em curso. Neste período, em que tudo está apenas começando, é natural que muitas empresas já tenham montado seus planejamentos para manter o controle de frota e partir em busca de novas metas e objetivos. Se você ainda não montou o seu, calma! Ainda dá tempo e nós estamos aqui para ajudar.

Antes de mais nada, é preciso que você, gestor, entenda a necessidade de analisar os resultados do ano anterior, identificar quais foram os pontos positivos e os que precisam de melhorias, para elaborar um planejamento sólido e implementar novas estratégias para conquistar resultados ainda mais audaciosos.

Fique conosco. O blog de hoje traz alguns insights valiosos para apoiar a gestão eficiente de veículos. Aproveite a leitura!

Por que é importante realizar o planejamento na gestão frotas?

Imagine que você, gestor, vá fazer uma viagem longa e precisará passar por alguns locais específicos para cumprir objetivos em sua rota. Por se tratar de um percurso extenso, como motorista, precisará de um roteiro para guiá-lo durante todo o trajeto, de modo que você não se perca e nem se esqueça de cada local.

Neste exemplo, o carro que você conduz como gestor é a sua frota. O percurso realizado é o ano atual. Os locais com objetivos específicos são os meses com metas a serem batidas. E o seu roteiro de viagem, o planejamento, que o ajudará a ter o controle de frota de janeiro a dezembro. Ficou fácil de entender?

Um bom planejamento de frota é o maior aliado dos gestores. Com ele, é possível traçar estratégias e metas, de acordo com o orçamento da empresa e os objetivos que deverão ser alcançados.

Seja para prestar serviços de transporte ou entregas, gestores sabem, tão bem quanto condutores, a importância de um direcionamento para o sucesso de processos e operações ao longo do ano.

O planejamento de frota colabora diretamente para:

  • Apresentar uma visão geral sobre onde a empresa está e onde quer chegar no ano;
  • Orientar a atenção, esforços e energia da frota em metas e operações alcançáveis;
  • Definir prazos que estejam de acordo com a execução, importância e tamanho de um projeto;
  • Controlar processos, sobretudo diante da possibilidade de entender quais serão os recursos disponíveis, o efetivo necessário e os ganhos estipulados;
  • Diminuir despesas através de decisões estratégicas, que consideram dados sobre custos e uso inteligente do caixa da empresa;
  • Conservar e otimizar o uso de veículos, mantendo a revisão periódica da frota para garantir a segurança de motoristas e a saúde das peças;
  • Assegurar a satisfação do cliente, ao oferecer um serviço ágil e de qualidade, a partir da boa rotatividade e disponibilidade dos veículos.

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Quais metas devem estar no planejamento anual do gestor de frota?

O processo de definição de metas em um planejamento anual de frota passa pela compreensão de que elas dizem respeito aos resultados finais que a empresa espera alcançar.

Logo, sempre que você pensar no propósito de uma estratégia, entenda que está relacionada a um projeto de longo prazo, e que o cumprimento de cada etapa é importante para o sucesso do todo.

Uma metodologia que apoia gestores a elaborarem planejamentos e terem o controle de frota é a S.M.A.R.T. Ela representa um conjunto de critérios cuja finalidade é tornar as metas Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporizáveis.

Alguns exemplos são:

  • Aumentar as vendas em 20% no prazo de seis meses, com o uso de um plano de ação de marketing digital para expandir a carteira de clientes;
  • Seguir um checklist de manutenção preventiva para revisar 100% da frota a cada seis meses;
  • Implementar treinamentos de educação no trânsito para reduzir o número de infrações por condutores;
  • Contratar uma ferramenta de telemetria para analisar o tempo médio das operações, o período em que o motor ficou ocioso ou se a velocidade dos veículos registrou números acima da média.

5 dicas para criar o planejamento da sua empresa a aumentar o controle de frota

Elaborar um planejamento de frota consistente, que garanta o controle de frota sem muitos problemas, requer organização e visão de negócio. O trabalho de gestores de frota é avaliar os anos anteriores para vislumbrar os próximos passos.

Se você chegou até aqui, aproveite as 5 dicas que desenvolvemos com alguns insights aplicáveis em qualquer modelo de gestão de frota.

  • Organize os documentos da sua empresa, para detalhar a quantidade de veículos disponíveis, os setores em que são utilizados e os modelos presentes na frota;
  • Verifique o histórico de manutenção preventiva e corretiva, para impedir que a sua operação seja prejudicada por veículos em baixo rendimento e disponibilidade;
  • Defina um parâmetro de disponibilidade dos veículos por operação. Assim, você consegue acompanhar o desempenho de cada um deles por indicadores de usabilidade e rotatividade;
  • Dedique um investimento para a educação dos seus motoristas, já que, junto com os veículos, eles são um ativo extremamente valioso para o negócio. Seja através de feedbacks de aprimoramento, acompanhamento psicológico ou aulas de direção defensiva;
  • Tenha em mãos relatórios do consumo de combustível (mensal, trimestral, semestral ou anual). Assim você terá dados suficientes para entender a variação de preços e quais são os momentos de alto ou baixo custo conforme o desempenho.

Investir em um bom planejamento é, também, investir no futuro da sua empresa e no controle de frota eficiente. Para tanto, é preciso encontrar formas de enriquecer seu conhecimento de gestão.

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VALERIA CARDOSO
14 de junho de 2024