11 erros comuns em gestão de frotas: aprenda como evitá-los

gestão de frotas

Fazer a gestão de frotas é uma tarefa complexa que exige dos gestores atenção e um monitoramento preciso. Por isso, pode ser um grande desafio, já que envolve muitas variáveis. Quando não realizada adequadamente, erros no gerenciamento passam a ser comuns e, se ocorrem com frequência, podem prejudicar o desempenho e o crescimento do negócio.

Neste artigo, explicamos o que é gestão de frotas, quais são os erros mais comuns que as empresas cometem e quais são as ações que podem ser implementadas para evitar esses problemas. Confira!

Você realmente sabe o que é uma gestão de frotas?

A gestão de frotas consiste no gerenciamento e no monitoramento que a empresa faz dos veículos usados por ela. São vários os indicadores que os gestores precisam acompanhar diariamente e que requerem atenção para manter um bom desempenho.

O monitoramento dos gastos com combustível, por exemplo, é fundamental para a saúde financeira da empresa. Dados do Índice de Frete Repom (IFR) apontaram um aumento de 11% no preço do frete rodoviário no Brasil no terceiro trimestre de 2022 em relação ao trimestre anterior, e de 56%, quando comparado ao mesmo período em 2021.

Considerando essa variação e o consequente impacto financeiro nas empresas, é importante que a gestão de frotas monitore os gastos para que o orçamento seja o menos afetado possível.

Diante desse cenário, administrar frotas é considerada uma tarefa complexa, uma vez que a organização está sujeita a lidar com fatores inesperados do dia a dia. Mas, com uma gestão eficaz, é possível identificar gargalos e seguir com ações corretivas com agilidade.

Aumento de combustível, necessidade de troca de peças e dificuldade em organizar as rotas fazem parte dos desafios diários na vida de um gestor de automóveis. E mesmo sendo situações tão comuns, há alguns erros que podem ser evitados. Essas falhas, além de gerarem estresse na equipe, levam a empresa a ter gastos desnecessários. Vamos saber quais são?

11 erros comuns na gestão de frotas e como evitá-los

Para se adequar à demanda da empresa e evitar falhas que atrapalham o desempenho das operações e o crescimento do negócio, os gestores devem estar atentos a todos os procedimentos que envolvem a gestão de frota. A seguir, listamos os 11 principais erros que as organizações cometem nessa área e como impedir que eles aconteçam.

1. Não controlar custos

O controle de gastos é fundamental para que a gestão de frotas se mantenha com resultados positivos e sem custos desnecessários. São muitos os fatores que precisam de atenção para que as despesas não saiam do planejamento financeiro, como:

Por isso, é essencial que os gestores façam um planejamento financeiro bem estruturado, segundo os objetivos da empresa e com o mercado, para que os gastos não ultrapassem o que é definido.

2. Não fazer a manutenção preventiva dos veículos

A manutenção preventiva é um fator importante para evitar gastos extras com situações inesperadas, sendo necessário, por exemplo, um novo planejamento de rota que pode causar atraso nas entregas. 

Outro exemplo é a manutenção preventiva dos pneus, que, quando muito desgastados, podem gerar gastos extras com combustível, falhas no veículo e, o principal: colocam a segurança do motorista em risco.

3. Não realizar ou atrasar o pagamento de taxas e tributos

É um erro se descuidar dos pagamentos de taxas e tributos, pois isso pode gerar multas e, em alguns casos, até situações mais graves, como a apreensão dos veículos irregulares. O conjunto desses problemas pode afetar todas as outras operações e, consequentemente, aumentar os gastos da empresa.

Por isso, os gestores devem ficar atentos quanto aos prazos dos pagamentos de taxas e tributos, como:

  • GRIS (Gerenciamento de Risco e Segurança);
  • CAT (Custo Adicional de Transporte Rodoviário);
  • Pedágios;
  • Seguro Obrigatório;
  • ICMS;
  • IPVA;
  • Entre outros.

4. Não conhecer o histórico dos gastos

Um erro que gera resultados graves à empresa é não ter organizado o histórico dos gastos. Os gestores precisam de dados e informações dos custos da frota para, assim, identificar problemas e solucioná-los com agilidade, além de evitar que o planejamento financeiro tenha resultados negativos. 

O histórico também é importante para fazer comparações com gastos anteriores e saber qual é o impacto da frota no orçamento da empresa.

5. Não usar telemetria nos veículos

É preciso estar atento a diversos indicadores dos veículos para aprimorar a gestão da frota. A telemetria se mostra como uma ferramenta essencial por possibilitar ao profissional tomar decisões baseadas em dados

Com a telemetria, é possível ter informações como a quilometragem do caminhão, os gastos com combustível, as manutenções emergenciais, o número de entregas, entre outras.

6. Não cuidar do gerenciamento das rotas

Não planejar as rotas dos veículos pode gerar o aumento de gastos devido a trajetos longos sem necessidade ou ainda com mais pedágios, além de causar atraso na entrega do produto

Por isso, é importante planejar as rotas antes de cada viagem, visto que nem sempre o trajeto mais curto será o mais adequado.

7. Não ter colaboradores qualificados

Uma gestão de frotas eficiente é essencial para o sucesso do negócio, mas, sem profissionais qualificados, o desempenho poderá ser inferior ao que foi planejado. Os motoristas precisam estar capacitados para executar um serviço de excelência. Treinamentos sobre direção preventiva, por exemplo, são primordiais.

Quando os colaboradores estão alinhados com o propósito da empresa e executam um serviço correto, é possível conquistar maior produtividade e, consequentemente, elevar o nível de qualidade da empresa.

8. Não conhecer sobre o negócio

Gestores que não estão alinhados com o planejamento da empresa não são capazes de executar uma gestão de frotas assertiva e eficiente. Isso pode gerar impactos negativos no desempenho e no resultado dos serviços. 

Os gestores precisam conhecer e fazer o controle de todos os processos operacionais com atenção, para obter os resultados desejados e não gerar impactos negativos para o negócio.

9. Não ter um histórico de cada veículo

Assim como é primordial manter o histórico detalhado das operações da frota, também é necessário manter atualizado o histórico de cada veículo da empresa. É uma maneira de os gestores avaliarem o desempenho dos veículos e fazerem comparações com períodos anteriores. Isso auxilia na redução de falhas e de gastos.

10. Não ter uma política de frotas objetiva

Não adianta ter uma política de frotas se ela não for clara, gerando dúvidas ou dando margem para interpretações diversas. É preciso que ela traga diretrizes para a execução do trabalho e esteja alinhada com o planejamento organizacional.

Além disso, é necessário garantir que todos os profissionais envolvidos estejam cientes da política de frotas, para evitar problemas na execução de suas tarefas e que possam prejudicar o desempenho no trabalho.

11. Não contar com uma empresa especialista em gestão de frotas

Esse erro é o que faz a maioria das empresas estar atrás dos concorrentes. Por isso, é importante ter como aliada na gestão de frotas uma organização especializada nesse gerenciamento. Assim, é possível possuir um controle operacional eficiente, ágil e assertivo, com profissionais capacitados para essas atividades.

É um investimento que previne falhas e situações que, além de prejudicarem o desempenho do negócio, impactam diretamente no crescimento e na lucratividade.

Gostou deste conteúdo e quer entender mais sobre como reduzir custos com a sua frota? Saiba, neste artigo, como evitar gastos desnecessários utilizando a telemetria.

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VALERIA CARDOSO
14 de junho de 2024