Quando a frota é grande ou vai crescendo conforme a empresa também cresce, fica difícil fazer a gestão de tantos veículos e colaboradores. Desse modo, para deixar tudo claro e transparente, é importante a instituição criar uma política de frotas.
Ou seja, um documento em que se regulamenta tudo relacionado à sua utilização e ao funcionamento de todos os automóveis. Ela deve envolver desde a gestão de fornecedores até os procedimentos internos da empresa.
Assim, o gestor consegue ter um suporte no cumprimento das suas funções, visando o sucesso da organização e também a redução dos custos operacionais.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo esse artigo e entenda por que é importante ter uma política de frotas no seu negócio. Boa leitura.
Afinal, o que é uma política de frotas?
A política de frotas compreende as diretrizes para a gestão de processos e o uso dos veículos da frota. Neste documento, devem constar regras, normas e procedimentos, visando o uso correto e econômico dos automóveis e também normas de gestão de colaboradores.
Logo, tendo uma política, fica mais fácil criar rotinas de trabalho, preparar a estrutura necessária para as atividades e ainda ter um norte quando novos funcionários forem contratados pela empresa.
Assim, podemos dizer que a política de frotas é como um alicerce da estrutura de gestão. Pois é por meio dela que o gestor consegue formalizar as práticas e normas para se trabalhar na instituição de forma organizada e eficiente.
Desse modo, o não cumprimento da política de frotas pelo colaborador pode resultar em medidas administrativas conforme os regimentos internos.
Vale mesmo a pena implementar uma política de frotas na empresa?
Como mostramos acima, ter uma política de frotas é uma forma de padronizar todos os processos relacionados aos automóveis para, assim, manter eficiência, documentação e organização do setor.
Além disso, ajuda a evitar problemas judiciais, pois é nela que se define procedimentos que vão reger a utilização dos veículos próprios ou locados da empresa. Dessa forma, é mais difícil ocorrerem desvios nos padrões instituídos no documento.
Por exemplo, na política de frotas, deve constar:
- a finalidade de cada veículo;
- quais colaboradores serão elegíveis e poderão utilizá-lo;
- quais serão as regras gerais para a utilização do automóvel;
- quem será o responsável pelo pagamento de multas de trânsito e sinistros;
- de que forma essa cobrança será realizada;
- outras normas que se façam necessárias para o uso da frota em geral.
É importante também que os colaboradores assinem um termo de ciência e compromisso sobre as regras da política de frota, para manter os processos transparentes e objetivos.
Outra funcionalidade é delimitar atribuições e responsabilidades de cada colaborador, incluindo o gestor.
Desse modo, é recomendado fazer a inclusão de todas as áreas da empresa que participam da operação da frota para evitar erros e também acúmulo de função.
Assim, com todas as descrições e responsabilidades definidas no documento, cada funcionário terá ciência do seu papel e, com isso, é possível aumentar a produtividade, eficiência e também reduzir custos.
Portanto, a política de frotas deve fazer parte da cultura organizacional da empresa. E, para todos conhecerem as normas e suas funções, esse documento deve ser de fácil acesso e entendimento. Cabe ao gestor também explicá-lo e reforçar suas regras quando gerar erros.
Principais vantagens
Se você chegou até aqui e ainda não se convenceu da sua importância, confira outros benefícios e vantagens que impactam diretamente no desempenho e no sucesso do negócio.
- Melhora na segurança: A implementação de medidas, como treinamentos periódicos para os motoristas, utilização de tecnologias de rastreamento e telemetria e manutenção preventiva, contribuem para a redução de acidentes e incidentes. Isso não apenas preserva a integridade dos colaboradores, mas também evita prejuízos financeiros decorrentes de danos aos veículos e atrasos nas operações.
- Controle e análise de dados: Por meio de um sistema de controle de frotas, é possível obter informações precisas sobre consumo de combustível, manutenção, custos operacionais, entre outros indicadores-chave. Esses dados são valiosos para a análise e a tomada de decisões estratégicas, possibilitando melhorias contínuas na gestão da frota.
Conforme dito anteriormente, planejar uma política de frotas eficiente é essencial para empresas que dependem de veículos para suas operações diárias. Portanto, separamos 8 itens que não podem faltar.
8 itens que não podem faltar na hora de planejar a sua política de frotas
Com uma gestão adequada, é possível otimizar o uso dos veículos, reduzir custos, garantir a segurança dos motoristas e muito mais. Confira!
1. Sistema de controle de frotas
Ter um sistema especializado para o controle de frotas é fundamental. Ele permitirá o registro e o monitoramento de informações cruciais, como manutenção dos veículos, documentação, abastecimento, além de fornecer relatórios detalhados.
Essas ferramentas ajudam a acompanhar o desempenho da frota, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões baseadas em dados concretos.
2. Rastreamento e telemetria
A utilização de tecnologias de rastreamento e telemetria permite o acompanhamento em tempo real da localização dos veículos, além de fornecer informações sobre o comportamento dos motoristas, como velocidade, consumo de combustível e frenagens bruscas.
Esses aparatos ajudam a aumentar a segurança, prevenir roubos e extravios e fornecer dados valiosos para a tomada de decisões estratégicas.
3. Manutenção preventiva
Uma frota bem cuidada é mais confiável e apresenta menos problemas operacionais. Portanto, é essencial incluir a manutenção preventiva como parte da política de frotas.
Estabeleça um plano de revisões periódicas e verifique regularmente os pneus, sistemas de freios, óleo e filtros, entre outros itens importantes. Isso ajudará a reduzir os riscos de falhas mecânicas e a garantir uma maior vida útil para os veículos.
4. Treinamento dos motoristas
Os motoristas são peças-chave para o sucesso de uma política de frotas. Investir em treinamentos regulares para eles é crucial.
Além das habilidades de direção defensiva e técnicas específicas para veículos da frota, é importante abordar questões relacionadas a segurança no trânsito, conscientização ambiental e boas práticas de direção.
Motoristas bem treinados resultam em redução de acidentes, economia de combustível e durabilidade dos veículos.
5. Análise de desempenho
Acompanhar e analisar o desempenho da frota é fundamental para identificar oportunidades de melhoria. Utilize indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar aspectos como consumo de combustível, quilometragem percorrida, tempo de uso dos veículos, custos de manutenção, entre outros.
Essas informações permitirão ajustes na política de frotas, contribuindo para a eficiência e a redução de custos.
6. Gestão de custos e sinistros
Um item essencial da política de frotas é a gestão eficiente dos custos. Além de controlar os gastos com combustível, manutenção e seguro, é importante considerar aspectos como a escolha dos veículos mais adequados para as necessidades da empresa.
Além disso, uma política bem definida permite uma melhor negociação com as seguradoras, garantindo condições mais favoráveis.
7. Controle de documentação
A documentação dos veículos, como licenciamento, seguro e habilitação dos motoristas, deve ser rigorosamente controlada. Garanta que todos os documentos estejam atualizados e conforme as leis e as regulamentações.
Um sistema de controle de frotas facilita o acompanhamento dessas informações, evitando problemas legais e multas.
8. Política de combustível
O combustível representa uma parte significativa dos custos operacionais de uma frota. É essencial estabelecer uma política clara de combustível, definindo quais os tipos são permitidos, os postos autorizados e regras para abastecimento.
Também é importante promover a conscientização sobre a economia e incentivar práticas eficientes, como evitar acelerações e frenagens bruscas.
Saber como escolher a ajuda de custo para combustível é outra prática eficiente, indiretamente ligada à política de frotas.
Dica bônus
Ter um gestor, criar um panorama, políticas e ferramentas para gerenciar os veículos são alguns dos passos para ter uma gestão de frotas de sucesso na sua empresa. Confira como o planejamento apoia gestão desses veículos.
