O vale transporte é um dos benefícios mais tradicionais oferecidos pelas empresas brasileiras, e também um dos que mais geram dúvidas no dia a dia do RH.
Entender como funciona o benefício, qual é a regra de desconto e como calcular corretamente é fundamental para aplicação e para conseguir repassar as informações corretas aos colaboradores.
Ou seja, é preciso contar com uma gestão eficiente para conformidade com a legislação e transparência com os colaboradores. Neste guia, você confere tudo sobre como o vale transporte funciona, e ainda práticas para otimizar a gestão desse benefício.
Como funciona o benefício do vale transporte?
O vale transporte é um benefício previsto pela Lei n.º 7.418/1985, que garante ao trabalhador o direito de receber antecipadamente os valores necessários para deslocamento entre casa e trabalho, utilizando transporte coletivo público.
Na prática, o benefício funciona assim:
O colaborador informa ao RH quais linhas de transporte utiliza diariamente para ir e voltar do trabalho. Em seguida, a empresa calcula o custo total de deslocamento mensal. Assim, o valor correspondente é carregado no cartão de vale transporte antes do início do mês trabalhado. Com o vale transporte da ValeCard, por exemplo, o processo é prático e rápido:
- Passo 1: Importar os dados dos colaboradores na plataforma;
- Passo 2: Acesse aos dados na plataforma em nuvem para gestão completa com mais de 1200 operadoras;
- Passo 3: Realizar o pagamento simplificado para liberação do uso aos colaboradores.
Vale lembrar que o VT tem caráter indenizatório, ou seja, não tem natureza salarial e não se incorpora à remuneração para fins de encargos trabalhistas.
Quem tem direito?
Têm direito ao vale transporte todos os colaboradores contratados pelo regime CLT que utilizam transporte público coletivo (municipal, intermunicipal ou interestadual) para deslocamento até o local de trabalho.
Também é importante destacar quem não tem direito como:
- Colaboradores que utilizam veículo próprio (carro ou moto);
- Quem opta por transporte por aplicativos, táxi ou fretados não cadastrados como transporte coletivo regular;
- Quem recebe benefícios substitutivos como vale combustível.
Lembrando que, neste último caso, a empresa deve formalizar a desistência do VT com o colaborador. A regra geral é: o vale transporte deve ser concedido sempre que o trabalhador necessitar do transporte público para chegar ao trabalho.
Leia também: Guia: Como escolher os melhores benefícios para seus colaboradores
Como fazer o cálculo do vale transporte para os colaboradores?
Para isso, basta considerar os trajetos diários do colaborador e multiplicar pelo número de dias úteis de trabalho no mês. A fórmula básica é: custo diário de deslocamento × número de dias trabalhados.
Exemplo prático:
Um colaborador utiliza duas passagens por dia, no valor de R$ 5,00 cada.
- Deslocamento diário = R$ 10,00
- Dias úteis no mês = 22
- Cálculo do mês: R$ 10,00 × 22 = R$ 220,00
Com o valor definido, é preciso que ele seja carregado antecipadamente no cartão do colaborador, garantindo que ele consiga se deslocar desde o primeiro dia útil.
E o desconto? O que diz a lei?
A legislação determina que a empresa pode descontar até 6% do salário base do colaborador como coparticipação no vale transporte. Isso significa que se o custo total do deslocamento for menor que 6% do salário, a empresa desconta apenas o valor referente ao deslocamento.
Se o custo total for maior que 6%, a empresa desconta 6% e custeia o restante. Além disso, a lei deixa claro dois pontos importantes:
- O VT não pode ser pago em dinheiro, exceto em situações emergenciais e devidamente justificadas;
- O benefício não pode ser substituído por outro tipo de vantagem, como vale combustível ou bônus.
4 dicas para fazer a gestão do vale transporte
A gestão eficiente do vale transporte é essencial para evitar desperdícios, inconsistências e riscos legais. Aqui estão práticas recomendadas para o RH:
1. Mantenha o cadastro sempre atualizado
Solicite que colaboradores avisem o RH sempre que houver mudança de endereço ou de linhas utilizadas para deslocamento ao trabalho. Pequenas alterações podem gerar economias significativas no mês.
2. Automatize o cálculo e o controle
Planilhas manuais aumentam a chance de erro. Sendo assim, contar com sistemas de gestão integrados agilizam o processo e reduzem inconsistências no pagamento antecipado.
3. Estabeleça um processo claro de solicitação e revisão
Crie um fluxo padronizado para informar, validar e atualizar dados de deslocamento. Isso traz transparência e organização para a área de RH e facilita a delegação de tarefas entre a equipe.
4. Conte com empresas especializadas na gestão de benefícios
Soluções como as oferecidas pela ValeCard simplificam o controle de vale transporte, além de integrarem outros benefícios em uma gestão centralizada, o que aumenta a eficiência e reduz custos do RH.
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