Como gerar previsibilidade de orçamento da frota com dados?

Quantas vezes você tentou entender as quebras no orçamento sem chegar a uma conclusão que te ajude a evitar novamente no futuro? Isso acontece porque a falta de dados confiáveis dificulta alcançar uma previsibilidade de orçamento da frota.

O combustível e a manutenção representam os custos mais sensíveis da operação e não dá para acompanhá-los de forma pontual, afinal, isso limita a reação da sua empresa diante dos diferentes cenários. Nesse sentido, o caminho é transformar esses dados em previsibilidade financeira real para a gestão de frota.

Talvez você até tenha os dados, mas será que consegue tirar informações úteis o suficiente para evitar o desperdício de combustível, por exemplo? A seguir, vamos entender como isso é possível quando se usam as soluções adequadas. Confira!

O orçamento da frota costuma falhar quando a operação só olha para o mês atual

A realidade da maioria das operações está no foco das despesas atuais, impedindo consolidar um padrão histórico. Perceba que olhar para a fatura, a nota e a manutenção do momento não permite transformar esses dados em tendência.

Ou seja, o abastecimento e a manutenção vistos de forma isolada não geram uma projeção para o futuro que poderia ser trimestral ou semestral, por exemplo.

Do mesmo modo, esse olhar acaba por impedir a renovação de frota no momento adequado, que é quando os veículos aumentam o risco de falhas mecânicas e acidentes.

Nesse contexto, o que precisa ser feito é garantir uma previsibilidade de orçamento da frota ao transformar os dados em uma análise de padrões de comportamento e não apenas uma reação às exceções.

Quando o custo existe, mas o padrão não está claro

É provável que você saiba identificar o quanto o abastecimento e a manutenção custam caro e representam uma parte expressiva do orçamento da frota. No entanto, o problema real está em não identificar:

quanto cada veículo deveria consumir;
qual é a faixa de manutenção esperada;
quando um custo saiu do comportamento normal;
que tipo de variação já é tendência e não exceção.

Sem histórico organizado, toda previsão parece frágil

Sem dados adequados fica muito difícil defender o orçamento, solicitar novos investimentos ou justificar variações. Caso haja um histórico, o trabalho pode ser facilitado e garantir uma operação mais eficiente.

Previsibilidade não é adivinhar: é ler padrões

Não existe uma previsibilidade de orçamento da frota exata. O que acontece, na verdade, é a leitura de padrões que permitem antecipar novos cenários e reduzir o grau de surpresa. Para chegar a isso é preciso contar com repetição, histórico e comparação.

Se a sua empresa acompanha abastecimento e manutenção de forma estruturada, ela começa a entender padrões de custo e esse entendimento melhora o planejamento de caixa, as negociações, a definição de metas e a priorização de investimentos.

O que os dados de abastecimento e manutenção revelam sobre o futuro do orçamento

Já ficou claro até aqui que a previsibilidade de orçamento da frota depende bastante dos custos com abastecimento e manutenção. Por isso, é importante que os dados sobre combustível não mostrem só o gasto. Com o acompanhamento certo é possível visualizar:

padrão de consumo;
custo por veículo;
comportamento por rota e condutor;
frequência de abastecimento;
desvios e sazonalidade operacional.

Já no caso da manutenção, que costuma ser uma das principais fontes de susto no orçamento, o controle sobre quilometragem, frequência, tipo de serviço, custo por veículo e garantia permite prever melhor quando o caixa será pressionado e quando haverá necessidade de renovação ou intervenção.

Quando há sincronia entre os dados, o orçamento deixa de ser reativo e há uma previsibilidade de orçamento da frota que pode mudar completamente a sua gestão. Para te ajudar, a ValeCard é a parceira ideal com soluções que transformam abastecimento e manutenção em bases reais de decisão financeira entregando a você, gestor, ferramentas como: